Hiervoor hoef je ons niet te contacteren en dit kan je helemaal zelf doen.

Afstand aanpassen, medaille of T-shirt bij bestellen alles kan.

Aanpassen kan tot 5 min voor de start van jouw afstand voor het event. Opgelet als je bent ingeschreven door iemand anders dan dient deze persoon de aanpassingen te doen.

LET OP: 

• Niet alle opties zijn aanpasbaar. Als een medaille en/of T-shirt is uitverkocht, dan kan je echt GEEN meer bijbestellen
• Sommige opties zijn niet annuleerbaar zoals bv goede doelen.
• Bij een downgrade van jouw afstand krijg je enkel credits terug als je annuleert meer dan 3 weken voor een event. Doe je die aanpassing tijdens de laatste 3 weken dan krijg je helaas geen credits.

Veel succes

Wil je de afstand waarvoor je ingeschreven bent veranderen of een product bijkopen zoals een T-shirt of medaille, dan kan je dit zelf regelen via je SQM Time account. Volg onderstaande stappen.

STAP 1

Log in bij je SQM Time Account en klik op ‘Mijn Inschrijvingen’.

STAP 2

Klik achter jouw inschrijving die je aanpassen op het oogje (“Bekijk”). Inschrijvingen zijn gegroepeerd per jaar op datum van inschrijving, niet op datum van het event !

STAP 3

Klik op het potloodje om jouw inschrijving te bewerken, je kunt hier je afstand wijzigen of producten bijkopen.

STAP 4

Nu kan je jouw afstand aanpassen en/of producten toevoegen. Indien je voor een langere afstand kiest of een product toevoegt zal je, nadat je op ‘Update opties’ klikt, naar het betaalscherm worden gestuurd. Nadat je de betaling voldaan hebt worden je opties aangepast.
Opgelet, updaten van een inschrijving kost het systeem tijd. Het kan bijgevolg een paar seconden duren voordat de update plaatsgevonden heeft, dit is normaal. Let er op dat u goed op de knop “update opties” klikt en wacht tot het popup aangeeft dat het gelukt is

Keywords: nabestelling – extra optie – upgrade – downgrade – aanpassen – veranderen – bijwerken – Tshirt – T-shirt – Medaille – inschrijving aanpassen – opties

Een annulering kan je zelf regelen via jouw SQM account.

Kocht je samen met jouw inschrijving een ACTI+ verzekering (kostprijs 2 tot 5 euro) dan kan je ONLINE annuleren tot 24u voor het event en krijg je 100% terug onder de vorm van een voucher (credits)

Besliste je om deze ACTI+ verzekering NIET te kopen dan kan je online annuleren tot 3 weken voor het event en krijg je 50% terug onder de vorm van een voucher (credits). De laatste 3 weken kan je niet meer annuleren.

Gelieve ons NIET te mailen om uitzonderingen te maken als je GEEN ACTI+ aankocht. Wat je wel kan nog kan doen is jouw inschrijving op iemand anders zijn naam zetten en de betaling onderling regelen.

1. Annuleren zonder ACTI+ verzekering tot 3 weken voor event (50%)
Je hebt bij jouw inschrijving niet gekozen om de optie annulering verzekering ACTI+ bij te nemen, wat wil zeggen dat je kan annuleren tot 3 weken voor het event en als je dit doet je 50% terugkrijgt onder de vorm van een voucher of “online credits“. Deze credits zijn een jaar geldig en kan je gebruiken voor een inschrijving voor een evenement van Sportevents/Bearsports voor jezelf of iemand anders. Annuleer je minder dan 3 weken voor het event is er geen tegemoetkoming. De credits kunnen NIET uitbetaald worden op jouw rekening en we maken hiervoor geen uitzonderingen

TIP – Je hebt geen ACTI+ genomen en je bevindt zich op minder dan 3 weken voor het event ? dan kan je jouw inschrijving nog aan iemand anders gratis toewijzen of zelfs verkopen via ons systeem.

2. Annuleren met ACTI+ verzekering tot 24u voor het event (100%)
Heb je een Acti+ Verzekering bijgekocht dan kan je annuleren tot 24u voor het event maar enkel door het opladen van een geldig doktersbewijs. Je ontvangt dan 100% van je inschrijvingsbedrag onder de vorm van een voucher of “online credits“. Deze credits zijn een jaar geldig en kan je gebruiken voor een inschrijving voor een evenement van Sportevents/Bearsports voor jezelf of iemand anders. De credits kunnen NIET uitbetaald worden op jouw rekening en we maken hiervoor geen uitzonderingen.

Hieronder staat in een paar stappen beschreven hoe je jouw inschrijving voor een event kan annuleren.

Als je een geldig doktersattest hebt dan kan je dit hier opladen en vervolgens op “Annuleer Inschrijving” klikken. Je verzoek wordt dan doorgestuurd naar een beheerder en hij/zij zal dit zo snel mogelijk behandelen. Je ontvangt een email waarin staat of je verzoek wordt geaccepteerd of afgewezen.

Heb je geen geldig doktersattest dan klik je op “Annuleer Inschrijving” en vervolgens op “Annuleer Inschrijving zonder medisch attest”. De gewone annulatievoorwaarden zijn dan van toepassing en conform hiermee zal je credits ontvangen op je account.

De Acti+ annulatie verzekering

Alle details en wat er wel en niet wordt vergoed kan u  hier  raadplegen in de voorwaarden.

Heb je de ACTI+ verzekering genomen en wens je er gebruik van te maken? Dat kan op volgende manier:

1. Log in en zo snel mogelijk nadat je van de omstandigheden die naar jouw verzoek tot Restitutie geleid kunnen hebben op de hoogte was, ten laatste 2 dagen VOOR gereserveerde evenement
2. Aan te leveren / op te laden:
   • een doktersverklaring wanneer je verzoek tot restitutie vanwege een verwonding of ziekte is, of
   • een overlijdensverklaring wanneer je verzoek tot restitutie vanwege een overlijden is;
   • een bewijs van overplaatsing (militair)

Zonder het opladen van de benodigde documenten is uw annotatie NIET geldig. Bewijsstukken die ons bereiken via mail of andere manieren zijn nooit geldig. Bewijstukken die ons laattijdig bereiken zij helaas ook niet geldig.

Keywords: ongedaan maken – verwijderen – terugbetaling – cancel – wegdoen – uitschrijven – niet meedoen – registratie teniet doen –  boeking overzetten – annulering – compensatie – Acti+ – geld terug – terugbetalen – credits – geld op rekening –

Tip : jouw inschrijving op naam van iemand anders zetten, kan altijd en is steeds gratis

Proficiat alvast met jouw lidmaatschap. Voor al jouw toekomstige inschrijvingen worden de kortingen direct verrekend. Opgelet je dient helemaal tot de betaalpagina door te klikken. Je dient ook alle gratis opties zoals ACTI+ , medaille en verzekering ook aan te klikken, ook al zijn ze gratis

Was je eerder al ingeschreven voor een event, dan heb je de kortingen in mindering gekregen bij de aankoop aan jouw lidmaatschap. Je betaalde dan geen 36 euro , maar minder. Heb je de medaille en/of acti+ eerder niet aangeklikt dan draait er elke nacht een script die dit voor jou automatisch in orde maakt.

Hoeveel korting je krijgt hangt af van jouw gekozen afstand. Hoe langer de afstand en hoe duurder de inschrijvingen hoe kleiner de korting, zo geniet iedereen ongeveer van de zelfde korting

Als je online hebt betaald en je bent doorgeleid naar de succes pagina met de melding "succes, je bent ingeschreven" net na de betaling ben je ingeschreven. Normaal ontvang je nog een ordermail hierover, maar heel af en toe komt deze helemaal niet in jouw mailbox terecht.

Geen paniek ! In dat geval kunnen we deze ordermail helaas NIET opnieuw sturen, maar je hebt deze niet nodig.  je kan steeds online via deze link gaan verifiëren in jouw SQM Time account om te kijken of je jouw inschrijving terugvindt.

De briefing en jouw startnummer wordt verstuurd via mail enkele dagen voor het event. Heb je deze niet gekregen, kijk dan even online om daar alles te raadplegen. Je kan alles daar raadplegen ( inclusief het opzoeken van jouw startnummer en het downloaden van de GPX files )

Als een afstand of zelfs een heel event uitverkocht is kan je NIET meer inschrijven als je geen lid bent ( voor deze houden we een kleine marge over )

Gelieve geen uitzonderingen te vragen via mail. Om het goede verloop van het event niet in gedrang te brengen en/of om het maximum opgelegde starters niet te overschrijden kunnen en mogen we hier niet op ingaan.

als er een wachtlijst is geactiveerd , kan je jouw mail adres opgeven en als later toch nog startbewijzen vrijkomen, dan krijg je hiervan vrijblijvend een verwittiging

Voor alle annuleringen en downgrades die je online verricht krijg je online credits bij de SQM inschrijvingsmodule, die een jaar geldig blijven.

Deze zijn niet persoonsgebonden, je kan dus niet alleen jezelf maar ook andere mensen ermee inschrijven.
Het is een volledig geautomatiseerd proces, waar niemand werk aan heeft. Willen we de software of ons systeem gaan omzeilen, dan wordt het pas heel ingewikkeld !

Het manueel terugbetalen op iemands bankrekening, zeker nadat iemand al credits heeft verkregen is een hele administratieve rompslomp dat veel tijd en meerdere acties van verschillende personen vereist : onze support afdeling, onze IT afdeling , onze financiële afdeling.

Doordat we hebben geïnvesteerd in een volautomatisch systeem, is het heel moeilijk - zo goed als onmogelijk om dit te doen zonder de cijfers en onze boekhouding volledig overhoop te gooien

Indien het nodig blijkt, willen we wel de termijn van 1 jaar verlengen indien nodig

Bedankt voor het begrip

Keywords : geld terug, storting, terugbetaling , geld op rekening

waarom betalen

Bij sommige afstanden en/of events is er een finish medaille voorzien voor ALLE finishers en is deze inbegrepen in de prijs. Dit is enkel het geval soms voor onze ultra afstanden

Voor de meeste events is dit echter een betalende optie. Niet iedereen is fan van een medaille en hecht hier totaal geen belang aan. Deze exemplaren belanden dan ook steevast in de vuilnisbak, wat helemaal niet ecologisch is. Door het een betalende optie te maken, verzekeren we er ons van dat de medaille door onze deelnemer zal gekoesterd worden.

Afhankelijk van het event koopt tussen de 25 en 50 % van de lopers een medaille.

Ook voor onze event T-shirts geldt hezelfde

waarom kan ik geen meer aankopen

Indien je laattijdig inschrijft kan het gebeuren dat je geen medaille of T-shirt meer kunt bij bestellen bij jouw inschrijving. Ook ter plaatse zal je dan geen meer kunnen aankopen.

Het aantal medailles en T-shirts moeten we aan onze leverancier 1 maand op voorhand doorgeven deze bestelling aanpassen kan helaas niet.

Ik ben ze vergeten ophalen

Indien je bij je inschrijving koos om een medaille of een T-shirt aan te kopen maar je bent deze vergeten op te halen, dan kan je deze zelf komen afhalen in onze opslagplaats, adres Warempage 8F 6983 Ortho (België) of je kan deze ook afhalen tijdens een van de volgende events waar je aanwezig zal zijn. In beide gevallen dien je ons minstens 1 week op voorhand te verwittigen via mail.

Helaas sturen we geen medailles meer op met de post en we maken hiervoor geen uitzonderingen.

Keywords : opsturen – vergeten afhalen – souvenir – aandenken – finishers – goodies - shirt - shirt - medaille 

Elk jaar staan elke grote groepen ( clubs en bedrijven ) aan de start van een van onze vele events

Via de groepsmodule maakt een verantwoordelijk de groep aan. Hierbij bedenkt hij een uniek code. Vervolgens deelt hij deze code met iedereen die mee wil lopen. Als de groep compleet is , dan sluit deze verantwoordelijk de groep af en betaalt online.

Hier staat alles uitgelegd

Contacteer ons via support@sportevents.eu om toegang te krijgen tot de module ( vanaf minstens 10 personen )

UTMB – Je hebt onze trail succesvol beëindigd en jouw resultaat staat (nog) niet op de site van de UTMB. We moeten je vragen om geduld uit te oefenen.

Wij geven ALTIJD de uitslagen door 1 week na het event. Zo kunnen we rustig de eventuele onterechte DNF’s corrigeren. Dan laden we de uitslag op in het systeem van de UTMB en vervolgens duurt het nog enkele dagen eer UTMB deze verwerkt. Dus jouw resultaten zullen pas geruime tijd na jouw deelname in jouw index te zien zijn.

ITRA – Onze uitslagen van onze events sturen we helaas niet meer door naar ITRA.

Voor deelname aan Trailrunning events in België en Nederland heb je NIETS nodig.

Voor de Trail (marathon) du grand ballon heb je een Parcours Prévention Santé (PPS) nodig, een systeem dat het traditionele medische attest van geschiktheid voor alle volwassenen vervangt.

Dit betekent een belangrijke vereenvoudiging van het inschrijvingsproces: Deelnemers zullen online een gezondheidspreventieplan (PPS) kunnen invullen, in plaats van de traditionele medische keuring om een medisch certificaat te kunnen overleggen waarin staat dat er geen contra-indicaties zijn om deel te nemen.

Je hoeft dus niet meer speciaal naar de dokter te gaan ! Vervolgens laad je dit PPS op in jouw SQM Time account en klaar is kees

In de praktijk betekent dit dat lopers, wanneer ze zich inschrijven voor de wedstrijd van hun keuze, in de drie maanden voorafgaand aan hun wedstrijd moeten inloggen op het speciale webplatform pps.athle.fr en de verschillende fasen moeten volgen die zijn ontworpen om mensen bewust te maken van de risico's, voorzorgsmaatregelen en aanbevelingen die gepaard gaan met hardlopen, door middel van educatieve inhoud (tekst en video).

bekijk enkele online preventie video's (5 min), download een PDF , Bezorg deze aan de organisator en klaar

Deelnemers met een Franse licentie, die al de cursus Gezondheidspreventie hebben moeten volgen toen ze hun licentie afnamen, zullen worden vrijgesteld van deze PPS-procedures voor elke wedstrijd, zoals in het verleden al het geval was met het systeem van medische attesten.

Concreet betekent dat je kunt kiezen uit

• • jouw geldige, Franse atletieklicentie opladen via sqmtime.com

• • jouw geldig pps certificaat opladen vanaf 3 maanden voor het event via sqmtime.com omdat het PPS slechts 3 maanden geldig is

To Do

Ga naar de website https://pps.athle.fr – vul alle gegevens in en bekijk de video’s . Dan kan je het PPS downloaden .
vervolgens moet je deze nog opladen in jouw SQM account.

1. Login via jouw account https://www.sqmtime.com/index.php?route=account/login
2. Bovenaan rechts in het dropdownmenu klik op “upload medisch certificaat/licence
3. Links laad je jouw PPS op waar je normaal het medisch certificaat zou opladen

Bekijk hieronder een voorbeeld van hoe zo een certificaat eruit ziet.

De verplichte uitrusting varieert van event tot event en vooral van de afstand.

Tevens hangt het ook af van de weersomstandigheden. ( Een speciaal hitte plan kan worden ingevoerd bv )

Je kan het verplichte materiaal vinden in de accordeon bij jouw event / Parcours / jouw afstand / die je wil gaan lopen.

Honden zijn toegelaten enkel aan de leiband. Gelieve de andere lopers niet te hinderen.
Zij die lopen met een hond komen niet in aanmerking voor een eventuele podium.

Trail stokken zijn toegelaten. Gelieve de andere lopers niet te hinderen

Wens je een factuur, dan kan je deze zelf downloaden (.pdf) via jouw SQM account. Je kan zelf in jouw account de optionele velden bedrijfsnamen en BTW nummer invullen, zodat deze mee op jouw factuur komen te staan.

Opgelet dit is slechts mogelijk als de online inschrijvingen voor een event gesloten zijn en je dus je inschrijving niet meer kunt aanpassen en/of annuleren. 

Concreet:

• Log in via deze pagina klik op edit account in het menu rechtsboven. Daar vul je onderaan de bedrijfsgegevens in. Zonder deze gegevens kan je geen factuur generen!
• Ga vervolgens naar “Mijn inschrijvingen”.
• Druk op het “Print” icoontje naast de inschrijving waarvoor je een factuur wil genereren.

key words: invoice – rekening – factuur – bewijs - betalingsbewijs